Theo dõi các giao dịch diễn ra trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu luồng tiền mặt hiện tại như thế nào và đảm bảo doanh nghiệp đang hoạt động tốt. Việc ghi chép sổ sách trở nên rất dễ dàng với các phần mềm kế toán đa dạng hiện có trên thị trường. Trong quá khứ, mọi thứ được theo dõi trên các sổ sách chép tay, khiến doanh nghiệp gặp rắc rối trong việc kiểm soát luồng tiền mặt để đảm bảo doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả.

Các phần mềm tài chính sẽ nhắc nhở khi nào doanh nghiệp cần mua thêm nguyên vật liệu, khi nào doanh nghiệp cần tập trung đẩy mạnh doanh thu. Việc ghi chép sổ sách rõ ràng mạch lạc đều có thể được thực hiện bởi bất kỳ người nào và bạn không cần phải thuê một kế toán viên chính thức nữa. Các phần mềm tài chính biến mọi thứ trở nên dễ dàng hơn trong việc sử dụng giúp bạn có thể tự mình quản lý tất cả các sổ sách liên quan đến giao dịch diễn ra trong doanh nghiệp.

Sau đây là một số khía cạnh cốt yếu trong việc ghi chép sổ sách bạn cần lưu ý để đảm bảo doanh nghiệp duy trì được luồng tiền mặt dồi dào và hoạt động hiệu quả:

1. Nhập liệu thường ngày. Khi giao dịch diễn ra, bạn cần phải ghi chép lại tất cả hàng ngày. Đảm bảo rằng các số liệu xuất phải khớp với số được ghi trên các hóa đơn và tài khoản phải trả trong sổ sách. Ngoài ra, bạn nên theo dõi các khoản tiền được chuyển vào tài khoản ngân hàng để đảm bảo bạn số liệu trên sổ sách kế toán khớp với số dư trên sổ phụ ngân hàng. Hầu hết các phần mềm tài chính như QuickBooks cho phép bạn kết nối với thông tin tài khoản ngân hàng và tự động khớp số liệu với sổ phụ ngân hàng.

2. Biên nhận/hóa đơn. Nhân viên cần lấy biên nhận khi mua hàng cho doanh nghiệp. Đây là chứng từ để ghi chép sổ sách và đối chiếu với kiểm toán sau này. Bạn cần phải lưu các chứng từ này trong khoảng 1 hoặc 2 năm.

3. Giảm thiểu số lượng người sử dụng. Một cách để đảm bảo luồng tiền mặt của doanh nghiệp dồi dào chính là giảm thiểu số người đang sử dụng chương trình ghi chép sổ sách kế toán. Khi bạn có quá nhiều người nhập liệu cùng một lúc cho một chương trình, chương trình có thể bị hỏng. Chỉ nên để khoảng một hoặc hai người nhập các số liệu trong hóa đơn và ghi chép lại các giao dịch. Nhưng bạn vẫn cần phải theo dõi phần mềm kế toán để đảm bảo sổ sách được cân bằng và được ghi chép chính xác.

‘Bookkeeping’ (Ghi chép kế toán) rất quan trọng đối với doanh nghiệp vì việc này giúp bạn luôn luôn chú trọng đến nhu cầu của doanh nghiệp và đảm bảo rằng bạn đang đề ra những mục tiêu thiết thực và phù hợp. Bookkeeping còn giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng trước khi có sụt giảm về doanh thu và các vấn đề khác. Với ‘bookkeeping’ bạn cần phải chắc chắn là bạn theo dõi thường xuyên và đảm bảo rằng mỗi bộ phận, phòng ban trong công ty có một ngân sách dự thảo và cung cấp cho bạn thông tin chính xác. Sau đây là một số vấn đề cần phải được chú trọng khi bạn tập trung vào ‘bookkeeping’:

1. Bộ phận tiếp thị định giá sản phẩm có đúng không? Khi họ thay đổi giá bán của một sản phẩm, bạn cần phải ghi chép lại sự thay đổi đó vào sổ. Đảm bảo rằng bạn phải theo dõi giá đầu vào để đánh giá được chi phí sản xuất sản phẩm của bạn.

2. Bạn có khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường không, hoặc bạn có thể cạnh tranh thắng lợi với một ngân sách nhỏ hơn không? Không phải lúc nào cũng dễ dàng cho doanh nghiệp có thể cạnh tranh trên thị trường và tăng doanh thu trong khi họ không có tiền chi cho tiếp thị. Hãy thực hiện một số chiến lược tiếp thị khác để đẩy mạnh doanh thu.

3. Ghi chép lại tất cả mọi giao dịch để có thể cung cấp thông tin cho kiểm toán sau này. Kiểm toán quan tâm đến nhiều vấn đề chi tiết hơn bạn nghĩ. Chính vì vậy, bạn cần phải có hồ sơ dữ liệu, sổ sách và các báo cáo tài chính đầy đủ để có thể cung cấp thông tin cho kiểm toán khi được yêu cầu.

Pokahontas Nguyen (Theo Business Knowledge Resource)

Bài viết cùng chủ đề

• Kế toán quản trị và Kế toán tài chính: Góc tiếng Anh chuyên ngành
• “Accounts in banks” (Tài khoản tại ngân hàng) – Góc tiếng Anh chuyên ngành ngân hàng & đầu tư
• Hình ảnh kế toán thời hội nhập
• Financial Statement (Báo cáo tài chính) – Góc tiếng Anh chuyên ngành
• Một số từ viết tắt trong tiếng Anh chuyên ngành Kế toán-Kiểm toán
• “Capital” – Góc tiếng Anh chuyên ngành kế toán tài chính
• Định nghĩa “Money” – Góc tiếng Anh chuyên ngành kế toán tài chính
• Kế toán
• Tại sao nên sử dụng phần mềm kế toán?
• Tại sao doanh nghiệp nên lập kế hoạch kinh doanh?